واکنش های کرونایی خود را مدیریت کنید
کسب و کارها هنگامی اثرات شیوع ویروس کرونا را درک می کنند که کارمندان و یا مشتریان آنها مجبور شوند در خانه بمانند و یا خود را قرنطینه کنند. استراتژی های ارتباطی در مدیریت ارتباطات بحران در این شرایط اهمیت خود را بیش از پیش نشان می دهد. در زمان بحران، حفظ صدای برند متمرکز و آرام، باز نگاه داشتن کانال های ارتباطی با مشتریان، اعضای تیم و ذینفعان بسیار حیاتی است.
به منظور آماده سازی شرکت و کسب و کارتان برای حفظ سلامت کارمندان و مشتریان تان تا جای ممکن، توصیه می کنیم که اقدام های زیر را انجام دهید.
اطمینان حاصل کنید که برنامه ارتباطات بحران تان به روز است
اکنون هنگامی است که باید ار برنامه ارتباطات بحران سازمان خود را به روز کنید و از آن بهره بگیرید. بنابراین فورا جلسه ای را با اعضای گروه خود برگزار کنید. در بحرانی این چنینی بسیار مهم است که اطمینان یابید که در برنامه بحران سازمان تان سلسله مراتب ارسال و دریافت دستورات و فرمان ها کاملا واضح و مشخص است. همینطور اینکه برنامه های پشتیبان در صورت بیماری اعضای کلیدی و تصمیم گیران اصلی سازمان و عدم توانایی آنها برای شرکت در جلسات را در نظر بگیرید.
آیتم هایی که باید در برنامه ارتباطات بحران در نظر بگیرید:
- طراحی سلسله مراتب دستورات برای تصمیم گیری های مرتبط با توقف فعالیت ها (چه کسی تصمی نهایی را می گیرد و این تصمیم ها چگونه منتقل می شوند؟)
- طراحی سلسله مراتب دستورات برای پاسخ دهی به پرسش های رسانه ای (پرسش ها را چه کسی باید پاسخ دهد؟)
- شماره تماس تمامی اعضای گروه و ذینفعان کلیدی
- شماره های تماس اضطراری خارج از سازمان
- طراحی بیانیه های مطبوعاتی برای واکنش در زمان شیوع سازمان به کرونا
- طراحی سیاست های دورکاری
همچنین مطلوب این است که در برنامه ارتباطات بحران خود اطلاعاتی در مورد چگونگی ادامه روند کارها در صورتیکه تمامی کارمندان مجبور به دورکاری شوند و یا قرنطینه گردند گنجانده شود. طراحی سیاست های دورکاری در زمان بحران به طور مشخص و شفاف در برنامه ارتباطات بحران سازمان می تواند میزان سردرگمی ها را کاهش دهد و از آمدن کارمندان ناقل و یا بیمار به محیط کار جلوگیری کند.
در آخر، بیانیه های مطبوعاتی خود را به طور مرتب به روز کنید تا همواره اطلاعات تازه ای در مورد ویروس کرونا در سازمان خود را در آن منعکس کنید. چنانچه سازمان شما به طور مستقیم با ویروس کرونا درگیر شده باشد و یا کارمندان و مشتریانتان به کرونا مبتلا شده باشند، زمان برای شما بسیار حیاتی خواهد بود. آماده بودن بیانیه های مطبوعاتی مرتبط به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان ممکن اطلاعات را با ذینفعان کلیدی خود به اشتراک بگذارید.
اگر تا کنون برنامه ارتباطات بحران سازمان خود را آماده نکرده اید، حتما با مشاوران روابط عمومی متخصص مشورت کنید.
برنامه های خود را درون سازمان منتشر کنید و سخنگوهای خود را آماده کنید
بعد از به روز رسانی برنامه ارتباطات بحران، زمان آن است که سناریوهای محتمل را بررسی کنید و مطمئن شوید در صورتیکه برنامه ارتباطات بحران اجرا شود، تمامی اعضای تیم به نقش های خود کاملا آگاه هستند.
با در نظر گرفتن این احتمال که حداقل یکی از اعضای گروه شما ممکن است تحت تاثیر اثرات ویروس کرونا قرار بگیرد؛ چه خود بیمار شود و یا به دلیل نگهداری از عزیزان خود نتواند به شرکت بیاید، این موضوع اهمیت دو چندانی پیدا می کند که اعضای گروه ارتباطات بحران مورد آموزش وظایف یکدیگر قرار بگیرند تا در شرایط اضطراری بتوانند برنامه های ارتباطات بحران را اجرا کنند و هر یک از آنها بتوانند به طور مستقل نقش سخنگوی سازمان را در صورت بیماری وی، بازی کنند. توصیه می شود که تیم های ارتباطات بحران هر روز ۱۵ دقیقه جلسه داشته باشند و نقش های کلیدی، تحولات روز گذشته، و مسئولیت های مرتبط را مرور کنند، چراکه در این شرایط حساس و بسیار متغیر، وضعیت ممکن است هر لحظه تغییر کند.
به منظور حصول اطمینان از انتشار اطلاعات غلط و نادرست در شرایط بحران، مهم این است که سیاست های رسانه ای سازمان تان را با اعضای تیم به صورت کاملا شفاف در میان بگذارید و صراحتا مشخص کنید کدام یک از افراد تیم اجازه دارند تا سخنگوی سازمان باشند، ضمن آنکه اطمینان یابید تمامی اعضای تیم ارتباطات بحران میدانند پرسش ها و درخواست های رسانه ای را به چه شخصی ارجاع دهند.
یک صفحه اختصاصی در وب‌سایت‌تان برای موضوع کرونا ایجاد کنید
در شرایط بسیار متغییر کنونی، داشتن یک مکان متمرکز برای انتشار و جمع آوری کلیه اطلاعات مربوط به شیوع ویروس کرونا (در سازمان) برای جلوگیری از بوجود آمدن هرگونه سردرگمی و یا ابهام بسیار ضروری است. بسیاری از سازمان ها هم اکنون صفحاتی را در وب سایت های خود به ویروس کرونا اختصاص داده اند و تمامی اطلاعات مربوط به شرکت خود در این رابطه شامل تمامی اقدام های ایمنی که برای جلوگیری از شیوع آن انجام می دهند، در این صفحه منتشر می کنند.
توصیه ما اینست که لینک این صفحه را در صفحه اصلی سایت خود بگذارید. اطلاعاتی که باید در این صفحه منتشر کنید شامل موارد زیر است:
- آیا کارکنان شما و یا سایت ها و دفاتر شما درگیر ویروس کرونا شده اند یا خیر؟ گرچه نباید نامی از اشخاصی که کرونا گرفته اند ببرید اما باید این اطلاعات را منتشر کنید که آیا موارد مثبتی از کرونا در دفاتر، سایت ها و یا کارخانه های شما ثبت شده است یا نه.
- جزئیات برنامه های تامینی خود در رابطه با ویروس کرونا را در این صفحه منتشر کنید. اگر به صورت حضوری به مشتریانتان خدمات ارائه می دهید، اطلاع دهید که کدام دفاتر یا مراکز شما باز هستند و کدام ها تعطیل شده اند و مشخص کنید اگر فعالیت هایتان متوقف شود خدماتی به مشتریان ارائه می دهید یا نه.
- اقدام های پیشگیرانه آتی خود را بیان کنید. اگر سازمانتان تصمیم دارد که کارمندان را به کار از خانه تشویق کند، سفرهای غیر ضروری را کاهش دهد، اقدام های نظافتی و ضدعفونی بیشتری انجام دهد و هر کار دیگری در جهت کاهش شیوع ویروس کرونا انجام دهد، باید تمامی این اطلاعات را منتشر کنید.
- لینک هایی برای دسترسی به منابع خارج از سازمان، همانند وزارت بهداشت، اورژانس، هلال احمر و … بگذارید.
- بیانیه ای که در آن شرایط کنونی سازمان با توجه به تغییرات سریع توضیح داده شده باشد. در این بیانیه تاکید کنید که سازمان شما شرایط موجود را به طور متناوب بررسی می کند و اقدام های ضروری را انجام می دهد و اطلاعات تازه را به محض اینکه در دسترس قرار بگیرد منتشر خواهد کرد.
- راه های ارتباطی با سخنگوی اصلی سازمان و تیم مدیریتی که شرایط شیوع ویروس کرونا را تحت نظر دارد
شناسایی بهترین کانال‌های ارتباطی برای انتشار اطلاعات به خارج از سازمان
با در نظر گرفتن شیوع سریع ویروس کرونا و احتمال بسیار بالایی که سازمان ها به نحوی درگیر این ویروس شوند، توصیه می شود که تمامی سازمان ها با مشتریان و ذینفعان خارجی خود ارتباط مستمر داشته باشند و اطلاعاتی در رابطه با آمادگی خود برای مقابله با این ویروس را با آنها به اشتراک بگذارند.
هدف از این ارتباط این است که به مشتریان تان اطمینان دهید که نسبت به حساسیت و جدیت شیوع ویروس کرونا به کلی آگاه هستید و برنامه هایی برای مقابله در صورت مواجه شدن مستقیم با آن دارید.
خبرنامه های ایمیلی و حضور در شبکه های اجتماعی مختلف راه هایی موثر برای ایجاد چنین ارتباطی است. گرچه نیازی نیست که تمام جزئیات سیاست های برنامه مدیریت بحران خود را به اشتراک بگذارید، اما توصیه می شود موارد زیر را با مشتریان و ذینفعانتان در میان بگذارید.
- بیانیه ای در مورد اینکه چطور ایمنی و سلامت کارکنان و مشتریان را در اولویت قرار داده اید و چگونه شرایط را زیر نظر دارید.
- جزئیات اقدام های پیشگیرانه ای که در سازمان خود انجام می دهید.
- لینک به صفحه ای که در بالا به آن اشاره شد و مشتریان در آن می توانند تازه ترین اطلاعات مربوط به واکنش های سازمان شما در مورد شیوع ویروس کرونا را پیدا کنند.
با کارمندان خود به طور مرتب و سریع در ارتباط باشید
اصلا مهم نیست که سازمان شما کجای دنیا واقع شده است، اگر هنوز برنامه های خود برای مقابله با ویروس کرونا را با کارمندان تان در میان نگذاشته اید، بدانید که بسیار عقب هستید. ایجاد ارتباط سریع و کامل می تواند از گسترش تشویش و نگرانی در محیط کار جلوگیری کند.
در حالیکه ممکن است هنوز درگیر نهایی کردن برنامه حقوق و دستمزد و … برای این دوران خاص باشید، بسیار حیاتی است که کارمندان تان بدانند که روی چنین برنامه ای کار می کنید تا به این شکل نگرانی آنها را کاهش دهید.
ارتباطات درون سازمان باید موارد زیر را در بر بگیرد:
- پیامی مبتنی بر اینکه سازمان به شرایط کنونی آگاه است و برناه هایی برای مقابله با آن اتخاذ کرده است تا به این شکل خللی به فعالیت های سازمان وارد نشود
- اطلاعاتی در مورد اقدام های پیشگیرانه ای که اتخاذ شده است همانند محدودیت در سفرهای غیرضروری، لغو رویدادها و ضد عفونی کردن دفاتر و کارخانه ها
- معرفی منابع معتبر جهت مراجعه کارمندان برای گرفتن اطلاعات و آموزش های ویژه دوران شیوع کرونا همانند سازمان بهداشت جهانی، وزارت بهداشت و …
- معرفی راه های تماس برای بیان مشکلات و پرسش ها
* prpros.ir
ارسال نظر شما
مجموع نظرات : 0 در انتظار بررسی : 0 انتشار یافته : ۰